Finanzielle und regulatorische Compliance-Pflichten
Frankreich bietet Unternehmen einen transparenten und sicheren buchhalterischen, regulatorischen und Compliance-Rahmen. Dieses strukturierte, an die Unternehmensgröße angepasste Umfeld gewährleistet die Verlässlichkeit der Finanzinformationen und das Vertrauen der Investoren.
Zusammenfassung
- Frankreich bietet einen transparenten, stabilen und sicheren buchhalterischen und regulatorischen Rahmen, der an europäischen und internationalen Standards ausgerichtet ist.
- Jedes in Frankreich ansässige Unternehmen muss eine ordnungsgemäße, wahrheitsgemäße und den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Buchführung führen, die seiner Größe angepasst ist.
- Für Kleinstunternehmen, kleine Unternehmen und bestimmte mittelständische Unternehmen gibt es vereinfachte Regelungen.
- Große Unternehmen und Konzerne unterliegen erweiterten Pflichten (Planungsrechnungen, Konsolidierung, Compliance).
- Frankreich schreibt klare Regeln in Bezug auf Corporate Governance, Korruptionsbekämpfung, Transparenz von Einflussnahmen und den Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) vor.
Ein Umfeld, das auf Transparenz und Rechtssicherheit basiert
Frankreich bietet Investoren ein wirtschaftliches Umfeld, das auf der Verlässlichkeit der Finanzinformationen, der Verantwortung der Unternehmen und der Rechtssicherheit beruht.
Unternehmen in Frankreich agieren in einem strukturierten regulatorischen Rahmen, der Folgendes gewährleistet:
- Zuverlässige Finanzinformationen.
- Verantwortungsvolle Unternehmensführung.
- Ein hohes Maß an Konformität mit europäischen und internationalen Standards.
Diese Regeln, die je nach Größe und Tätigkeit der Unternehmen verhältnismäßig angewendet werden, stärken das Vertrauen von Wirtschaftspartnern, Investoren und Behörden und bieten zugleich ein planbares und stabiles Umfeld für Niederlassungs- und Entwicklungsprojekte.
Welche buchhalterischen Pflichten haben Unternehmen in Frankreich?
Jede in Frankreich ansässige Tochtergesellschaft oder Geschäftseinheit unterliegt den französischen Vorschriften zur Führung einer ordnungsgemäßen, wahrheitsgemäßen und den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Buchführung, unabhängig von ihrer Zugehörigkeit zu einem internationalen Konzern.
Ziel: finanzielle Transparenz und die Verlässlichkeit der Informationen sicherzustellen, die an Wirtschaftspartner und Behörden übermittelt werden.
Wussten Sie schon?
Die Buchführung kann intern geführt oder einem bei der Kammer eingetragenen Wirtschaftsprüfer/Steuerberater (expert-comptable) übertragen werden – eine Lösung, die von ausländischen Konzernen häufig gewählt wird, um die Einhaltung der lokalen Standards sicherzustellen.
Das Unternehmen muss insbesondere:
- Alle mit seiner Tätigkeit in Frankreich verbundenen Vorgänge chronologisch erfassen (Einkäufe, Verkäufe, Zahlungseingänge, Zahlungen).
- Rechnungen ausstellen und aufbewahren, die den französischen Vorschriften entsprechen.
- Mindestens einmal jährlich eine Inventur durchführen, um zum Abschlussstichtag das Vorhandensein und den Wert der Aktiv- und Passivposten zu prüfen.
- Zum Abschluss jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang).
- Über ein in Frankreich eröffnetes Bankkonto verfügen.
- Alle Buchhaltungsunterlagen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.
Die Buchungen müssen in französischer Sprache geführt werden. Die Buchhaltungsunterlagen können in Euro erstellt werden. Dazu gehören insbesondere:
- Das Journal.
- Das Hauptbuch.
- Der Jahresabschluss.
- Belege (Rechnungen, Bestellungen, Liefer- oder Empfangsnachweise).
Dieser an europäischen Standards ausgerichtete Rahmen ist mit den Reporting-Anforderungen internationaler Konzerne kompatibel und gewährleistet zugleich die Einhaltung des französischen Rechts.
Gibt es je nach Unternehmensgröße erleichterte buchhalterische Pflichten?
Das französische Recht unterscheidet mehrere Kategorien von Unternehmen (Kleinst-, kleine, mittlere und große Unternehmen) anhand finanzieller Kriterien und der Mitarbeiterzahl.
Vereinfachte Buchführung: für welche Unternehmen?
Die französischen Vorschriften sehen vereinfachte Buchführungsregelungen vor, um die Pflichten an Größe und Aktivitätsniveau der Unternehmen anzupassen.
Unter bestimmten Voraussetzungen können von einer vereinfachten Buchführung profitieren:
- Kleinstunternehmen, die nicht mehr als zwei der folgenden Schwellenwerte überschreiten:
- 450.000 € Bilanzsumme
- 900.000 € Nettoumsatz
- durchschnittlich 10 Beschäftigte
- Kleine Unternehmen, die nicht mehr als zwei der folgenden Schwellenwerte überschreiten:
- 7,5 Mio. € Bilanzsumme
- 15 Mio. € Nettoumsatz
- durchschnittlich 50 Beschäftigte
- Unternehmen mittlerer Größe (ETI), die nicht mehr als zwei der folgenden Schwellenwerte überschreiten:
- 25 Mio. € Bilanzsumme
- 50 Mio. € Nettoumsatz
- durchschnittlich 250 Beschäftigte
Diese Unternehmen können ihre Forderungen und Verbindlichkeiten somit nur zum Geschäftsjahresende erfassen und einen vereinfachten Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) vorlegen.
Je nach Kategorie können bestimmte Gesellschaften von einer vereinfachten Darstellung ihres Abschlusses profitieren und in einigen Fällen die Vertraulichkeit bestimmter eingereichter Unterlagen beantragen. In diesem Fall wird der Bericht des Abschlussprüfers nicht veröffentlicht.
Ausnahmen
Diese Erleichterungen gelten nicht für bestimmte Unternehmensarten, insbesondere Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit sowie börsennotierte Gesellschaften.
Welche Pflichten gelten für die Hinterlegung der Abschlüsse und die Aufbewahrung von Unterlagen?
In Frankreich ansässige Gesellschaften müssen ihren Jahresabschluss jedes Jahr gemäß den Vorschriften zur gesetzlichen Veröffentlichung beim Registergericht (Greffe) des Handelsgerichts hinterlegen.
Je nach Fall ist dies online, vor Ort oder in Papierform möglich.
Unternehmen müssen ihre Unterlagen aufbewahren, um die Nachvollziehbarkeit der Vorgänge zu gewährleisten und mögliche Prüfungen zu ermöglichen.
Wesentliche Mindestaufbewahrungsfristen:
- Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre nach Abschluss des Geschäftsjahres
- Steuerunterlagen: 6 Jahre
- Sozial- und Rechtsunterlagen: 3 bis 5 Jahre
- Zivil- und Handelsunterlagen: 2 bis 5 Jahre, mit Ausnahmen für Verträge über den Kauf/Verkauf von Immobilien (30 Jahre) oder elektronische Verträge mit Verbrauchern (10 Jahre)
- Personalunterlagen: 1 bis 5 Jahre
Die Unterlagen müssen zuverlässig, zugänglich und sicher aufbewahrt werden, auch in elektronischer Form.
Welche erweiterten Pflichten gelten für große Unternehmen und Konzerne?
Unternehmen mit 300 Beschäftigten oder mehr und einem Umsatz von mindestens 18 Mio. € müssen Finanzplanungsunterlagen erstellen, die halbjährlich aktualisiert werden.
Unternehmensgruppen können verpflichtet sein, einen Konzernabschluss und einen konsolidierten Lagebericht zu erstellen, wenn ihre Größe und Struktur dies erfordern.
Gruppen, die mindestens zwei der folgenden Schwellenwerte überschreiten, müssen einen Konzernabschluss erstellen, begleitet von einem konsolidierten Lagebericht:
- 30 Mio. € Bilanzsumme.
- 60 Mio. € Umsatz.
- 250 Beschäftigte.
Diese Unterlagen bieten einen Gesamtüberblick über die finanzielle Situation der Gruppe.
Welche Compliance- und Governance-Pflichten haben Unternehmen in Frankreich?
Je nach Größe, Tätigkeit und Organisation können Unternehmen spezifischen Pflichten unterliegen, insbesondere:
- Veröffentlichung einer Erklärung zur nichtfinanziellen Leistung.
- Einhaltung der Sorgfaltspflicht (devoir de vigilance).
- Regeln zur Verantwortung und Loyalität der Geschäftsleitung.
- Anwendung der Vorgaben zur internen Kontrolle.
- Einrichtung von internen Kontrollverfahren, insbesondere im Finanzbereich.
Welche Pflichten gelten in Bezug auf die Integrität im Geschäftsverkehr?
Seit etwa zehn Jahren hat Frankreich sein System zur Bekämpfung von Korruption und Verstößen gegen die Integrität deutlich verstärkt.
Sapin-2-Gesetz: Wer ist betroffen?
Große Unternehmen (mehr als 500 Beschäftigte und mehr als 100 Mio. € Umsatz) müssen ein Antikorruptions-Compliance-System mit 8 Maßnahmen einführen:
- Risikokartierung
- Antikorruptions-Verhaltenskodex
- Schulungen für exponierte Beschäftigte
- Bewertung der Integrität Dritter
- Internes Hinweisgebersystem
- Antikorruptionsbezogene Buchhaltungskontrollen
- Interne Antikorruptionskontrollen
- Disziplinarisches Sanktionssystem
Unternehmen unterhalb dieser Schwellenwerte sind dazu gesetzlich nicht verpflichtet, haben jedoch ein strategisches Interesse daran, Antikorruptionsmaßnahmen umzusetzen – insbesondere, um die Anforderungen ihrer Partner zu erfüllen.
Gezielte öffentliche Unterstützung
Die Französische Antikorruptionsagentur (AFA) unterstützt Unternehmen und veröffentlicht praxisnahe Leitfäden, z. B. zur Handhabung von Geschenken und Einladungen.
Welche Transparenzregeln gelten für ausländische Investoren?
Jede Tätigkeit, die darauf abzielt, im Auftrag eines ausländischen Akteurs außerhalb der EU eine öffentliche Entscheidung zu beeinflussen, ist gesetzlich geregelt.
Betroffene Organisationen, die im Auftrag eines ausländischen Auftraggebers handeln, müssen:
- Sich bei der Hohen Behörde für Transparenz im öffentlichen Leben (HATVP) registrieren.
- Ihre Tätigkeiten in einem öffentlichen Register erklären.
Dieses System trägt zu einem integre, sicheren und planbaren Geschäftsumfeld bei.
Weiterführende Informationen
Welche Pflichten gelten in Bezug auf Corporate Governance und den Schutz personenbezogener Daten?
Die Governance-Praktiken stützen sich auf Referenzkodizes, die von repräsentativen Unternehmensorganisationen erarbeitet wurden (insbesondere AFEP-MEDEF und Middlenext).
Börsennotierte Gesellschaften unterliegen zudem dem Prinzip „comply or explain“: die Regeln anwenden, denen sich Unternehmen freiwillig unterwerfen, oder etwaige Abweichungen erläutern
Die DSGVO gilt für jedes Unternehmen, das in Frankreich oder in der Europäischen Union personenbezogene Daten verarbeitet. Jede Information über eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, gilt als personenbezogenes Datum.
Unternehmen müssen insbesondere:
- Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und transparent verarbeiten.
- Nur die erforderlichen Daten erheben.
- Ihre Sicherheit gewährleisten.
- Die Rechte der betroffenen Personen wahren.
Je nach Fall können sie verpflichtet sein:
- die personenbezogenen Daten, die sie erheben und verarbeiten, zu identifizieren und ihre Zwecke sowie ihre Rechtsgrundlage klar festzulegen.
- Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen.
- Einen Datenschutzbeauftragten (DPO) zu benennen.
- Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen.
- Datenschutzverletzungen den zuständigen Behörden zu melden.
Mit der Globalisierung und dem Aufschwung der Technologien nehmen Datenübermittlungen außerhalb Frankreichs zu. Betreffen sie Länder außerhalb der EU oder des EWR, sind diese Übermittlungen zulässig, sofern ein ausreichendes Schutzniveau gewährleistet ist, das durch geeignete rechtliche Instrumente abgesichert wird.
Unterstützung bei der Compliance-Umsetzung
Die CNIL unterstützt Unternehmen, insbesondere KMU und Tochtergesellschaften ausländischer Konzerne, indem sie praxisnahe Leitfäden und Lernmaterialien bereitstellt, die die Anwendung der DSGVO erleichtern.