Obligatorische Geschäftsdokumente in Frankreich
Jedes Unternehmen in Frankreich muss präzise Verpflichtungen in Bezug auf seine Geschäftsdokumente und bestimmte Genehmigungen einhalten. Die Konformität dieser Dokumente ist ein wesentlicher Hebel für die Rechtssicherheit und Risikoprävention.
Zusammenfassung
- Jedes Unternehmen muss konforme Geschäftsdokumente ausstellen und übermitteln, um die Transparenz und Sicherheit der vertraglichen Beziehungen zu gewährleisten.
- Die AGB oder AGDL (Allgemeine Dienstleistungsbedingungen) bilden den Rahmen für die Geschäftsbeziehung: Sie sind im BtoC-Bereich obligatorisch, im BtoB-Bereich optional, müssen aber auf Anfrage übermittelt werden.
- Die Rechnung ist zwischen Gewerbetreibenden obligatorisch und muss präzise Angaben enthalten, wobei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt.
- Alle Geschäftsdokumente müssen gesetzliche Identifikationsangaben enthalten (SIREN-Nummer, Handelsregister RCS, Rechtsform, Stammkapital, Gesellschaftssitz).
Welche Grundsätze des Vertragsrechts bilden den Rahmen für Geschäftsdokumente?
Das französische Vertragsrecht zielt darauf ab, das Gleichgewicht, die Freiheit und die Sicherheit rechtlicher Beziehungen zu gewährleisten. Vier Grundsätze strukturieren sämtliche Geschäftsdokumente.
Die Vertragsfreiheit ermöglicht es, den Vertragspartner frei zu wählen und den Inhalt des Vertrags festzulegen, sofern die öffentliche Ordnung gewahrt bleibt.
Die Bindungswirkung bedeutet, dass der Vertrag zwischen den Parteien wie ein Gesetz gilt. Er kann nur in begrenzten Fällen geändert werden (insbesondere bei unvorhersehbaren Umständen).
Der Grundsatz von Treu und Glauben schreibt Loyalität, Transparenz und Kooperation vor. Verhandlungen, Abschluss und Erfüllung des Vertrags müssen loyal geführt werden.
Bestimmte Regeln zielen darauf ab, die im Vertragsverhältnis verletzlichere Partei zu schützen, insbesondere den Verbraucher. Sie regeln insbesondere die vorvertragliche Information, missbräuchliche Klauseln und in bestimmten Fällen das Widerrufsrecht.
Sind Allgemeine Verkaufsbedingungen (AGB/AGDL) obligatorisch?
Die Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB) oder Dienstleistungsbedingungen (AGDL) bilden die alleinige Grundlage der Geschäftsbeziehung.
Sie definieren insbesondere:
- Die Zahlungsbedingungen.
- Die Preisstaffelung.
- Eventuelle Preisnachlässe.
- Die Ausführungsfristen.
- Die Verzugszinsen.
- Die Haftungsbeschränkungen.
- Die gesetzlichen und kommerziellen Garantien.
- Die Widerrufsmodalitäten im BtoC-Bereich.
- Informationen zur Mediation und zu personenbezogenen Daten, sofern erforderlich.
Im BtoB-Bereich sind AGB nicht obligatorisch, müssen aber jedem gewerblichen Kunden, der dies verlangt, übermittelt werden.
Im BtoC-Bereich sind AGB obligatorisch und müssen dem Verbraucher vor Vertragsabschluss zur Kenntnis gebracht werden.
Wann ist eine Rechnungsstellung obligatorisch und welche Regeln gelten?
Die Rechnung ist ein obligatorisches Geschäftsdokument, das einen durchgeführten Vorgang belegt.
Sie ist obligatorisch:
- Zwischen Gewerbetreibenden für jeden Verkauf von Waren oder jede Erbringung von Dienstleistungen;
- In bestimmten Fällen gegenüber einem Verbraucher (Fernabsatz, innergemeinschaftliche Lieferung, die von der MwSt. befreit ist, auf Wunsch des Kunden).
Die Rechnung muss insbesondere folgende Angaben enthalten:
- Das Ausstellungsdatum und eine eindeutige Nummer.
- Die vollständige Identität des Verkäufers und des Käufers.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
- Die genaue Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung.
- Die Menge und den Einzelpreis ohne Steuern.
- Den Steuersatz und den MwSt.-Betrag.
- Den zu zahlenden Gesamtbetrag.
- Die Zahlungsfristen und geltenden Verzugszinsen im BtoB-Bereich.
Die Rechnung muss in französischer Sprache und bei Papierform in zweifacher Ausfertigung erstellt werden. In digitaler Form muss sie in einem System aufbewahrt werden, das ihre Integrität und Rückverfolgbarkeit garantiert. Der Gewerbetreibende bewahrt sein Exemplar 10 Jahre lang auf.
Elektronische Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung wird in Frankreich ab dem 1. September 2026 schrittweise für Transaktionen zwischen in Frankreich ansässigen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen eingeführt.
Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, während Großunternehmen und ETI (mittlere Unternehmen) diese auch ausstellen müssen. Die Verpflichtung zur Ausstellung gilt für KMU und Kleinstunternehmen ab dem 1. September 2027. Die Rechnungen müssen über eine zugelassene Plattform oder eine kompatible Lösung übermittelt werden.
Welche Angaben müssen auf allen Geschäftsdokumenten stehen?
Die wichtigsten Geschäftsdokumente und Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellscheine) müssen eine klare Identifizierung des Unternehmens ermöglichen.
Insbesondere müssen erscheinen:
- Die SIREN-Nummer.
- Der Firmenname.
- Die Rechtsform.
- Die Höhe des Stammkapitals, gegebenenfalls mit dem Hinweis auf dessen Variabilität.
- Die Adresse des Gesellschaftssitzes.
- Der Vermerk „RCS“ gefolgt von der Stadt des zuständigen Registergerichts.
- Der Liquidationsstatus, falls zutreffend.
- Die Kontaktdaten in Dokumenten, die für Kunden oder Verbraucher bestimmt sind.
Zusätzliche Angaben können je nach ausgeübter Tätigkeit, Art des ausgestellten Dokuments oder Status des Empfängers erforderlich sein.