Welche Formalitäten gelten für die Einstellung eines Arbeitnehmers in Frankreich?
Nach der Einstellung eines Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber mehrere Formalitäten erledigen, um die Einstellung abzuschließen: Vorabmeldung, Eintragung in das Personalregister, sozialrechtliche Schritte und Informationspflichten. Diese Schritte gewährleisten die Rechtskonformität der Einstellung.
Zusammenfassung
- Der Arbeitgeber muss vor dem Arbeitsantritt jedes Arbeitnehmers eine Voranmeldung zur Einstellung (DPAE) vornehmen.
- Bestimmte Formalitäten können durch spezielle Verfahren für Arbeitgeber (TFE, TESE) vereinfacht werden.
- Bei der Einstellung eines Arbeitnehmers, der kein Staatsangehöriger der Europäischen Union, des EWR oder der Schweiz ist, gelten besondere Vorschriften.
Die Voranmeldung zur Einstellung
Vor jeder Einstellung muss der Arbeitgeber eine Voranmeldung zur Einstellung (DPAE) vornehmen, sofern der Arbeitnehmer dem französischen Sozialversicherungssystem unterliegt. Diese Formalität gilt unabhängig von der Art des Arbeitsvertrags, seiner Dauer oder der vom Arbeitnehmer ausgeübten Funktion.
Die Meldung erfolgt bei der URSSAF, der für den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge zuständigen Stelle.
Mit der DPAE können mehrere Verwaltungsformalitäten in einem einzigen Schritt erledigt werden. Sie ermöglicht dem Arbeitgeber insbesondere:
- die erste Einstellung im Betrieb zu melden.
- den Arbeitgeber beim Sozialversicherungssystem zu registrieren, wenn er seinen ersten Arbeitnehmer einstellt.
- die Anmeldung bei einem arbeitsmedizinischen Dienst.
- den Arbeitnehmer bei der Krankenversicherung zu registrieren, wenn er eine Tätigkeit in Frankreich aufnimmt.
- die arbeitsmedizinische Informations- und Präventionsuntersuchung zu beantragen.
Innerhalb welcher Frist ist die DPAE vorzunehmen?
Die DPAE muss innerhalb der 8 Tage vor der Einstellung erfolgen. Sie kann online über einen Tele-Service durchgeführt werden, der nach Authentifizierung des Unternehmens über die Siret-Nummer zugänglich ist.
Der Fall von Arbeitgebern ohne Niederlassung in Frankreich
Unternehmen mit Sitz im Ausland, die jedoch einen Arbeitnehmer beschäftigen, der dem französischen Sozialversicherungssystem unterliegt, müssen ebenfalls die Einstellungsanmeldungen vornehmen.
Der Titre Firmes Étrangères (TFE) ermöglicht die Vereinfachung der Verwaltungsverfahren.
Mit dem TFE-Verfahren können ausländische Arbeitgeber ohne Niederlassung in Frankreich ihre sozialrechtlichen Pflichten zentralisieren.
Dieser Service ermöglicht insbesondere:
- die Berechnung und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.
- die Erstellung der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers.
- die Übermittlung der obligatorischen Sozialmeldungen.
Für weitere Informationen lesen Sie den Leitfaden für Arbeitgeber ohne Niederlassung in Frankreich.
Der Titre emploi-service entreprise (TESE)
TESE ist ein optionaler Service, der die sozialrechtlichen Formalitäten im Zusammenhang mit der Einstellung und der administrativen Verwaltung von Arbeitnehmern vereinfacht. Er ermöglicht insbesondere Unternehmen mit oder ohne Niederlassung in Frankreich:
- die Meldung der Arbeitnehmer.
- die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge.
- die Erstellung von beschäftigungsbezogenen Verwaltungsdokumenten.
Anschluss an eine Zusatzrentenversicherung
Wenn ein Unternehmen seinen ersten Arbeitnehmer einstellt, muss es sich einer Zusatzrentenversicherung anschließen, um die Zusatzrentenabsicherung seiner Arbeitnehmer sicherzustellen.
Dieser Anschluss erfolgt durch die Übermittlung der Déclaration sociale nominative (DSN) an die Sozialschutzträger.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Agirc-Arrco oder auf unserer Website im Abschnitt zur Rente.
Eintragung des Arbeitnehmers in das Personalregister
Jeder Arbeitgeber muss ab der Einstellung des ersten Arbeitnehmers ein einheitliches Personalregister führen.
Dieses Register ermöglicht die Identifizierung aller im Unternehmen tätigen Mitarbeitenden und gewährleistet Transparenz der Arbeitsbeziehungen gegenüber Kontrollbehörden wie der Arbeitsinspektion.
Es kann in Papierform oder digital geführt werden.
Das Register muss die Liste der Arbeitnehmer und die wichtigsten Informationen zu ihnen enthalten.
Für jeden Arbeitnehmer müssen insbesondere aufgeführt werden:
- seine Identität.
- seine Staatsangehörigkeit.
- seine Tätigkeit und Qualifikation.
- sein Eintrittsdatum in das Unternehmen.
- die Art des Arbeitsvertrags (unbefristet/befristet usw.).
Die Informationen müssen mindestens fünf Jahre nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aufbewahrt werden.
Bei ausländischen Arbeitnehmern muss das Register außerdem enthalten:
- die Nummer des Aufenthaltstitels, der zur Arbeit berechtigt.
- eine Kopie des Dokuments, das die berufliche Tätigkeit erlaubt.
- gegebenenfalls den Antrag auf Überprüfung der Echtheit des Aufenthaltsdokuments.
Entsandte Arbeitnehmer in Frankreich
Bei vorübergehenden Entsendungen nach Frankreich müssen die Entsendemeldungen der entsandten Arbeitnehmer dem Personalregister beigefügt werden. Weitere Informationen finden Sie, wenn Sie unser entsprechendes Merkblatt konsultieren.
Das einheitliche Personalregister ermöglicht es den Behörden, die Ordnungsmäßigkeit der Einstellungen zu überprüfen, und erleichtert Verwaltungskontrollen.
Es trägt außerdem dazu bei, den Arbeitgeber im Falle einer Kontrolle abzusichern.
Den Arbeitnehmer bei der Einstellung informieren
Zum Zeitpunkt der Einstellung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mehrere Informationen zu seinem Arbeitsverhältnis bereitstellen. Diese Pflichten gewährleisten vertragliche Transparenz und ein gutes Verständnis der Rechte und Pflichten jeder Partei.
Bei der Einstellung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eines der folgenden Dokumente aushändigen:
- eine Kopie der Voranmeldung zur Einstellung (DPAE).
- die Empfangsbestätigung, die von der Stelle ausgestellt wird, die die Meldung entgegennimmt.
Diese Pflicht gilt als erfüllt, wenn der Arbeitnehmer über einen schriftlichen Arbeitsvertrag verfügt, in dem die Stelle genannt ist, die die Meldung entgegennimmt.
Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer mehrere wesentliche Informationen zu seiner Beschäftigung und seinen Arbeitsbedingungen mitteilen.
Informationen, die innerhalb von 7 Tagen nach der Einstellung mitzuteilen sind
- die Identität der Parteien des Arbeitsverhältnisses.
- der Arbeitsort und die Anschrift des Arbeitgebers.
- die Stellenbezeichnung, die ausgeübten Aufgaben, die sozioprofessionelle Kategorie oder die Beschäftigungskategorie.
- das Einstellungsdatum.
- die Vertragsdauer bei befristeten Arbeitsverträgen.
- die Bestandteile der Vergütung.
- die Arbeitszeit und ihre Organisationsmodalitäten.
- die Bedingungen für die Ableistung von Überstunden oder Mehrarbeit.
Informationen, die innerhalb eines Monats nach der Einstellung mitzuteilen sind
- das Recht auf berufliche Weiterbildung.
- die Dauer des bezahlten Urlaubs, auf den der Arbeitnehmer Anspruch hat, oder die Berechnungsmethode.
- das Verfahren zur Beendigung des Arbeitsvertrags.
- die anwendbaren Tarifverträge und Kollektivvereinbarungen.
- die obligatorischen Systeme, bei denen der Arbeitnehmer angeschlossen ist.
- die Vorsorgeverträge.
- der Name des Entleihunternehmens bei Zeitarbeitsverträgen.
Zusätzliche Informationen müssen mitgeteilt werden, wenn der Arbeitnehmer im Ausland oder in einem anderen europäischen Staat arbeiten soll.
Der Arbeitgeber muss innerhalb von 3 Monaten nach der Einstellung eine arbeitsmedizinische Informations- und Präventionsuntersuchung organisieren. Diese Untersuchung dient dazu zu prüfen, ob der Arbeitnehmer seine Tätigkeit unter guten gesundheitlichen Bedingungen ausüben kann.
Nach der Untersuchung wird dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber eine Bescheinigung über die Nachverfolgung ausgehändigt.
Eine erneute Untersuchung wird innerhalb von 5 Jahren nach dieser ersten Untersuchung organisiert oder eine obligatorische Kontrolluntersuchung nach einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Monaten.
Einen Arbeitnehmer einstellen, der kein Staatsangehöriger der EU, des EWR oder der Schweiz ist
Frankreich ermöglicht es Unternehmen, internationale Talente in einem geeigneten Rahmen einzustellen. Um in Frankreich zu arbeiten, müssen Arbeitnehmer aus Drittstaaten über einen Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis verfügen.
Migrationsstatus
Je nach Profil des Bewerbers und Art der Stelle:
- Einige Aufenthaltstitel erlauben unmittelbar die Ausübung einer unselbstständigen Tätigkeit.
- Andere erfordern eine vorherige Arbeitserlaubnis.
Weitere Informationen zu den Aufenthaltstiteln, die für Arbeitnehmer verfügbar sind, die von einem französischen Unternehmen eingestellt werden, finden Sie in unserem entsprechenden Bereich.
Vorherige Prüfung
Vor der Einstellung muss der Arbeitgeber die Echtheit und Gültigkeit des zur Arbeit berechtigenden Titels prüfen. Diese Prüfung muss bei der zuständigen Präfektur mindestens zwei Arbeitstage vor dem Einstellungsdatum erfolgen. Erst danach können die Einstellungsformalitäten abgeschlossen werden.
Arbeitgeberabgabe
In bestimmten Situationen muss der Arbeitgeber bei der Einstellung eines ausländischen Arbeitnehmers eine Abgabe an die Steuerverwaltung entrichten.
Weitere Informationen zu den betroffenen Einstellungen, zur Höhe sowie zu den verschiedenen Befreiungsfällen finden Sie auf unserer entsprechenden Seite.