Quali formalità di assunzione di un dipendente in Francia?
Dopo l’assunzione di un dipendente, il datore di lavoro deve completare diverse formalità per finalizzare l’assunzione: dichiarazione preventiva, iscrizione nel registro del personale, procedure sociali e obblighi informativi. Queste fasi garantiscono la conformità dell’assunzione.
In poche parole
- Il datore di lavoro deve effettuare una dichiarazione preventiva di assunzione (DPAE) prima dell’arrivo di qualsiasi dipendente.
- Alcune formalità possono essere semplificate grazie a dispositivi dedicati per i datori di lavoro (TFE, TESE).
- Regole specifiche si applicano all’assunzione di un dipendente non cittadino dell’Unione europea, del SEE o della Svizzera.
La dichiarazione preventiva di assunzione
Prima di qualsiasi assunzione, il datore di lavoro deve effettuare una dichiarazione preventiva di assunzione (DPAE) quando il dipendente rientra nel regime francese di sicurezza sociale. Questa formalità si applica indipendentemente dal tipo di contratto di lavoro, dalla sua durata o dalla funzione svolta dal dipendente.
La dichiarazione viene effettuata presso l’URSSAF, l’organismo incaricato della riscossione dei contributi sociali.
La DPAE consente di realizzare in un’unica procedura diverse formalità amministrative. Permette in particolare al datore di lavoro di:
- Dichiarare la prima assunzione nello stabilimento.
- Immatricolare il datore di lavoro al regime di sicurezza sociale quando assume il suo primo dipendente.
- Affiliarsi a un servizio di medicina del lavoro.
- Immatricolare il dipendente presso l’assicurazione malattia quando inizia un’attività in Francia.
- Richiedere la visita medica di informazione e prevenzione.
Entro quale termine effettuare la DPAE?
La DPAE deve essere effettuata entro gli 8 giorni precedenti l’assunzione. Può essere realizzata online tramite un servizio telematico accessibile dopo l’autenticazione dell’azienda tramite il numero Siret.
Il caso dei datori di lavoro senza stabilimento in Francia
Le aziende la cui sede è situata all’estero, ma che impiegano un dipendente rientrante nel regime francese di sicurezza sociale, devono ugualmente effettuare le dichiarazioni di assunzione.
Il titolo imprese estere (TFE) consente di semplificare le procedure amministrative.
Il dispositivo TFE permette ai datori di lavoro esteri senza stabilimento in Francia di centralizzare i loro obblighi sociali.
Questo servizio consente in particolare:
- Il calcolo e il pagamento dei contributi sociali.
- L’emissione della busta paga del dipendente.
- La trasmissione delle dichiarazioni sociali obbligatorie.
Per approfondire, consulta la guida destinata ai datori di lavoro senza stabilimento in Francia.
Il titolo impiego-servizio impresa (TESE)
Il TESE è un servizio facoltativo che semplifica le formalità sociali legate all’assunzione e alla gestione amministrativa dei dipendenti. Consente in particolare alle aziende con o senza stabilimento in Francia:
- La dichiarazione dei dipendenti.
- Il calcolo dei contributi sociali.
- L’emissione di documenti amministrativi legati all’impiego.
Affiliazione a una cassa di pensione complementare
Quando un’azienda assume il suo primo dipendente, deve affiliarsi a una cassa di pensione complementare per garantire la copertura pensionistica complementare dei suoi dipendenti.
Questa affiliazione viene effettuata tramite la trasmissione della dichiarazione sociale nominativa (DSN) agli organismi di protezione sociale.
Per saperne di più, puoi consultare il sito dell’Agirc-Arrco o il nostro sito nella sezione dedicata alla pensione.
Iscrizione del dipendente nel registro del personale
Ogni datore di lavoro deve tenere un registro unico del personale dall’assunzione del primo dipendente.
Questo registro consente di identificare tutti i collaboratori che lavorano nell’azienda e di garantire la trasparenza dei rapporti di lavoro nei confronti delle autorità di controllo come l’Ispettorato del Lavoro.
Può essere tenuto in formato cartaceo o digitale.
Il registro deve contenere l’elenco dei dipendenti e le principali informazioni che li riguardano.
Per ciascun dipendente devono figurare in particolare:
- La sua identità.
- La sua nazionalità.
- Il suo impiego e la sua qualifica.
- La sua data di ingresso nell’azienda.
- Il tipo di contratto di lavoro (CDI/CDD, ecc.).
Le informazioni devono essere conservate per almeno cinque anni dopo la partenza del dipendente.
Per i dipendenti stranieri, il registro deve inoltre menzionare:
- Il numero del permesso di soggiorno che autorizza il lavoro.
- La copia del documento che autorizza l’attività professionale.
- La richiesta di verifica dell’autenticità del documento di soggiorno, se del caso.
Dipendenti distaccati in Francia
Nel caso di distacchi temporanei in Francia, le dichiarazioni di distacco dei dipendenti distaccati devono essere allegate al registro del personale. Per saperne di più, puoi consultare la nostra scheda dedicata.
Il registro unico del personale consente alle autorità di verificare la regolarità delle assunzioni e facilita i controlli amministrativi.
Contribuisce inoltre a tutelare il datore di lavoro in caso di controllo.
Informare il dipendente al momento dell’assunzione
Al momento dell’assunzione, il datore di lavoro deve fornire al dipendente diverse informazioni riguardanti il suo rapporto di lavoro. Questi obblighi garantiscono la trasparenza contrattuale e la corretta comprensione dei diritti e degli obblighi di ciascuna parte.
Al momento dell’assunzione, il datore di lavoro deve consegnare al dipendente uno dei seguenti documenti:
- Una copia della dichiarazione preventiva di assunzione (DPAE).
- La ricevuta di ricezione rilasciata dall’organismo destinatario della dichiarazione.
Questo obbligo si considera soddisfatto quando il dipendente dispone di un contratto di lavoro scritto che menziona l’organismo destinatario della dichiarazione.
Il datore di lavoro deve comunicare al dipendente diverse informazioni essenziali relative al suo impiego e alle sue condizioni di lavoro.
Informazioni da comunicare entro i 7 giorni successivi all’assunzione
- L’identità delle parti del rapporto di lavoro.
- Il luogo di lavoro e l’indirizzo del datore di lavoro.
- Il titolo della posizione, le funzioni svolte, la categoria socioprofessionale o la categoria di impiego.
- La data di assunzione.
- La durata del contratto quando è a tempo determinato.
- Gli elementi costitutivi della retribuzione.
- La durata del lavoro e le sue modalità di organizzazione.
- Le condizioni di svolgimento delle ore straordinarie o complementari.
Informazioni comunicate entro il mese successivo all’assunzione
- Il diritto alla formazione professionale.
- La durata del congedo retribuito a cui il dipendente ha diritto, o il suo metodo di calcolo.
- La procedura dedicata alla risoluzione del contratto di lavoro.
- Le convenzioni e gli accordi collettivi applicabili.
- I regimi obbligatori a cui è affiliato il dipendente.
- I contratti di previdenza.
- Il nome dell’azienda utilizzatrice per i contratti di lavoro temporaneo.
Informazioni supplementari devono essere comunicate quando il dipendente è chiamato a lavorare all’estero o in un altro Stato europeo.
Il datore di lavoro deve organizzare una visita di informazione e prevenzione presso la medicina del lavoro entro i 3 mesi successivi all’assunzione. Questa visita consente di verificare che il dipendente possa svolgere la sua attività in buone condizioni di salute.
Al termine della visita, un attestato di follow-up viene consegnato al dipendente e al datore di lavoro.
Una nuova visita viene organizzata entro i 5 anni successivi a questa prima visita o a una visita di controllo obbligatoria a seguito di un’assenza dal lavoro superiore a 3 mesi.
Assumere un dipendente non cittadino dell’UE, del SEE o della Svizzera
La Francia consente alle aziende di assumere talenti internazionali in un quadro adeguato. Per lavorare in Francia, i dipendenti cittadini di uno Stato terzo devono disporre di un permesso di soggiorno o di un’autorizzazione al lavoro.
Stato migratorio
A seconda del profilo del candidato e della natura della posizione:
- Alcuni permessi di soggiorno consentono direttamente l’esercizio di un’attività dipendente.
- Altri richiedono un’autorizzazione al lavoro preventiva.
Per maggiori informazioni sui permessi di soggiorno accessibili ai dipendenti assunti da un’azienda francese, non esitare a consultare la nostra sezione dedicata.
Verifica preventiva
Prima dell’assunzione, il datore di lavoro deve verificare l’autenticità e la validità del titolo che autorizza il lavoro. Questa verifica deve essere effettuata presso la prefettura competente almeno due giorni lavorativi prima della data di assunzione. Solo successivamente le formalità di assunzione possono essere finalizzate.
Tassa datore di lavoro
In alcune situazioni, il datore di lavoro deve versare una tassa all’amministrazione fiscale al momento dell’assunzione di un dipendente straniero.
Trova maggiori informazioni sulle assunzioni interessate, l’importo e i diversi casi di esenzione sulla nostra pagina dedicata.