¿Qué trámites de contratación de un empleado en Francia?
Tras la contratación de un empleado, el empleador debe cumplir varios trámites para finalizar la contratación: declaración previa, inscripción en el registro de personal, gestiones sociales y obligaciones de información. Estos pasos garantizan la conformidad de la contratación.
En resumen
- El empleador debe realizar una declaración previa a la contratación (DPAE) antes de la incorporación de cualquier empleado.
- Algunos trámites pueden simplificarse gracias a dispositivos específicos para los empleadores (TFE, TESE).
- Se aplican normas específicas al contratar a un empleado que no sea nacional de la Unión Europea, del EEE o de Suiza.
La declaración previa a la contratación
Antes de cualquier contratación, el empleador debe realizar una declaración previa a la contratación (DPAE) cuando el empleado esté sujeto al régimen francés de seguridad social. Este trámite se aplica independientemente del tipo de contrato de trabajo, su duración o la función desempeñada por el empleado.
La declaración se realiza ante la URSSAF, el organismo encargado de la recaudación de las cotizaciones sociales.
La DPAE permite realizar en un solo trámite varias formalidades administrativas. Permite al empleador, entre otras cosas:
- Declarar la primera contratación en el establecimiento.
- Afiliar al empleador al régimen de seguridad social cuando contrata a su primer empleado.
- Afiliarse a un servicio de salud laboral.
- Afiliar al empleado al seguro de enfermedad cuando inicia una actividad en Francia.
- Solicitar la visita médica de información y prevención.
¿En qué plazo realizar la DPAE?
La DPAE debe realizarse en los 8 días anteriores a la contratación. Puede realizarse en línea a través de un servicio telemático accesible tras la autenticación de la empresa mediante el número Siret.
El caso de los empleadores sin establecimiento en Francia
Las empresas cuya sede se encuentra en el extranjero, pero que emplean a un trabajador sujeto al régimen francés de seguridad social, también deben realizar las declaraciones de contratación.
El título empresas extranjeras (TFE) permite simplificar los trámites administrativos.
El dispositivo TFE permite a los empleadores extranjeros sin establecimiento en Francia centralizar sus obligaciones sociales.
Este servicio permite, entre otras cosas:
- El cálculo y el pago de las cotizaciones sociales.
- La elaboración de la nómina del empleado.
- La transmisión de las declaraciones sociales obligatorias.
Para más información, consulta la guía para empleadores sin establecimiento en Francia.
El título empleo-servicio empresa (TESE)
El TESE es un servicio opcional que simplifica los trámites sociales relacionados con la contratación y la gestión administrativa de los empleados. Permite, entre otras cosas, a las empresas con o sin establecimiento en Francia:
- La declaración de los empleados.
- El cálculo de las cotizaciones sociales.
- La emisión de documentos administrativos relacionados con el empleo.
Afiliación a una caja de jubilación complementaria
Cuando una empresa contrata a su primer empleado, debe afiliarse a una caja de jubilación complementaria para garantizar la cobertura de jubilación complementaria de sus empleados.
Esta afiliación se realiza mediante la transmisión de la declaración social nominativa (DSN) a los organismos de protección social.
Para más información, puedes consultar el sitio web de la Agirc-Arrco o nuestro sitio en la sección dedicada a la jubilación.
Inscripción del empleado en el registro de personal
Todo empleador debe llevar un registro único de personal desde la contratación del primer empleado.
Este registro permite identificar a todos los colaboradores que trabajan en la empresa y garantizar la transparencia de las relaciones laborales ante las autoridades de control como la Inspección de Trabajo.
Puede llevarse en formato papel o digital.
El registro debe incluir la lista de empleados y la información principal sobre ellos.
Para cada empleado deben figurar, entre otros:
- Su identidad.
- Su nacionalidad.
- Su empleo y cualificación.
- Su fecha de entrada en la empresa.
- El tipo de contrato de trabajo (indefinido/temporal, etc.).
La información debe conservarse durante al menos cinco años después de la salida del empleado.
Para los empleados extranjeros, el registro también debe mencionar:
- El número del permiso de residencia que autoriza el trabajo.
- La copia del documento que autoriza la actividad profesional.
- La solicitud de verificación de la autenticidad del documento de residencia, en su caso.
Empleados desplazados en Francia
En el caso de desplazamientos temporales en Francia, las declaraciones de desplazamiento de los empleados desplazados deben anexarse al registro de personal. Para más información, puedes consultar nuestra ficha específica.
El registro único de personal permite a las autoridades verificar la regularidad de las contrataciones y facilita los controles administrativos.
También contribuye a proteger al empleador en caso de inspección.
Informar al empleado en el momento de su contratación
En el momento de la contratación, el empleador debe proporcionar al empleado diversa información sobre su relación laboral. Estas obligaciones garantizan la transparencia contractual y la correcta comprensión de los derechos y obligaciones de cada parte.
En el momento de la contratación, el empleador debe entregar al empleado uno de los siguientes documentos:
- Una copia de la declaración previa a la contratación (DPAE).
- El acuse de recibo emitido por el organismo destinatario de la declaración.
Esta obligación se considera cumplida cuando el empleado dispone de un contrato de trabajo escrito que menciona el organismo destinatario de la declaración.
El empleador debe comunicar al empleado diversa información esencial relativa a su empleo y a sus condiciones de trabajo.
Información que debe comunicarse en los 7 días siguientes a la contratación
- La identidad de las partes de la relación laboral.
- El lugar de trabajo y la dirección del empleador.
- El título del puesto, las funciones desempeñadas, la categoría socioprofesional o la categoría de empleo.
- La fecha de contratación.
- La duración del contrato cuando sea temporal.
- Los elementos constitutivos de la remuneración.
- La duración del trabajo y sus modalidades de organización.
- Las condiciones de realización de las horas extraordinarias o complementarias.
Información comunicada en el mes siguiente a la contratación
- El derecho a la formación profesional.
- La duración de las vacaciones pagadas a las que tiene derecho el empleado, o su modo de cálculo.
- El procedimiento para la rescisión del contrato de trabajo.
- Los convenios y acuerdos colectivos aplicables.
- Los regímenes obligatorios a los que está afiliado el empleado.
- Los contratos de previsión.
- El nombre de la empresa usuaria para los contratos de trabajo temporal.
Debe comunicarse información adicional cuando el empleado vaya a trabajar en el extranjero o en otro Estado europeo.
El empleador debe organizar una visita de información y prevención ante la medicina del trabajo en los 3 meses siguientes a la contratación. Esta visita permite verificar que el empleado puede ejercer su actividad en buenas condiciones de salud.
Al finalizar la visita, se entrega un certificado de seguimiento al empleado y al empleador.
Se organiza una nueva visita en los 5 años siguientes a esta primera visita o una visita de control obligatoria tras una baja laboral de más de 3 meses.
Contratar a un empleado que no sea nacional de la UE, del EEE o de Suiza
Francia permite a las empresas contratar talento internacional en un marco adaptado. Para trabajar en Francia, los empleados nacionales de un Estado tercero deben disponer de un permiso de residencia o de una autorización de trabajo.
Situación migratoria
Según el perfil del candidato y la naturaleza del puesto:
- Algunos permisos de residencia permiten directamente el ejercicio de una actividad asalariada.
- Otros requieren una autorización de trabajo previa.
Para más información sobre los permisos de residencia accesibles a los empleados contratados por una empresa francesa, no dudes en consultar nuestra sección específica.
Verificación previa
Antes de la contratación, el empleador debe verificar la autenticidad y la validez del título que autoriza el trabajo. Esta verificación debe realizarse ante la prefectura competente al menos dos días laborables antes de la fecha de contratación. Solo entonces pueden finalizarse los trámites de contratación.
Tasa del empleador
En determinadas situaciones, el empleador debe abonar una tasa a la administración fiscal al contratar a un empleado extranjero.
Encuentra más información sobre las contrataciones afectadas, el importe y los diferentes casos de exención en nuestra página específica.