Quelles formalités d’embauche d’un salarié en France?
Après le recrutement d’un salarié, l’employeur doit accomplir plusieurs formalités pour finaliser l’embauche: déclaration préalable, inscription au registre du personnel, démarches sociales et obligations d’information. Ces étapes garantissent la conformité du recrutement.
En résumé
- L’employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) avant l’arrivée de tout salarié.
- Certaines formalités peuvent être simplifiées grâce à des dispositifs dédiés pour les employeurs (TFE, TESE).
- Des règles spécifiques s’appliquent lors de l’embauche d’un salarié non ressortissant de l’Union européenne, de l’EEE ou de la Suisse.
La déclaration préalable à l’embauche
Avant toute embauche, l’employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dès lors que le salarié relève du régime français de sécurité sociale. Cette formalité s’applique quel que soit le type de contrat de travail, sa durée ou la fonction occupée par le salarié.
La déclaration est effectuée auprès de l’URSSAF, l’organisme chargé du recouvrement des cotisations sociales.
La DPAE permet de réaliser en une seule démarche plusieurs formalités administratives. Elle permet notamment à l’employeur de:
- Déclarer la première embauche dans l’établissement.
- Immatriculer l’employeur au régime de sécurité sociale lorsqu’il recrute son premier salarié.
- Affilier à un service de santé au travail.
- Immatriculer le salarié auprès de l’assurance maladie lorsqu’il débute une activité en France.
- Demander la visite médicale d’information et de prévention.
Sous quel délai faire la DPAE?
La DPAE doit être effectuée dans les 8 jours précédant l’embauche. Elle peut être réalisée en ligne via un téléservice accessible après authentification de l’entreprise via le numéro Siret.
Le cas des employeurs sans établissement en France
Les entreprises dont le siège est situé à l’étranger, mais qui emploient un salarié relevant du régime français de sécurité sociale, doivent également effectuer les déclarations d’embauche.
Le titre firmes étrangères (TFE) permet de simplifier les démarches administratives.
Le dispositif TFE permet aux employeurs étrangers sans établissement en France de centraliser leurs obligations sociales.
Ce service permet notamment :
- Le calcul et le paiement des cotisations sociales.
- L’établissement du bulletin de paie du salarié.
- La transmission des déclarations sociales obligatoires.
Pour aller plus loin, consultez le guide à destination des employeurs sans établissement en France.
Le titre emploi-service entreprise (TESE)
Le TESE est un service facultatif qui simplifie les formalités sociales liées à l’embauche et à la gestion administrative des salariés. Il permet notamment aux entreprises avec ou sans établissement en France :
- La déclaration des salariés.
- Le calcul des cotisations sociales.
- L’édition de documents administratifs liés à l’emploi.
Affiliation à une caisse de retraite complémentaire
Lorsqu’une entreprise embauche son premier salarié, elle doit s’affilier à une caisse de retraite complémentaire afin d’assurer la couverture retraite complémentaire de ses salariés.
Cette affiliation est réalisée par la transmission de la déclaration sociale nominative (DSN) aux organismes de protection sociale.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site de l’Agirc-Arrco ou notre site dans la section dédiée à la retraite.
Inscription du salarié au registre du personnel
Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel dès l’embauche du premier salarié.
Ce registre permet d’identifier l’ensemble des collaborateurs travaillant dans l’entreprise et de garantir la transparence des relations de travail vis-à-vis des autorités de contrôle comme l’Inspection du Travail.
Il peut être tenu sous format papier ou numérique.
Le registre doit comporter la liste des salariés et les informations principales les concernant.
Pour chaque salarié doivent notamment figurer:
- Son identité.
- Sa nationalité.
- Son emploi et sa qualification.
- Sa date d’entrée dans l’entreprise.
- Le type de contrat de travail (CDI /CDD, etc.).
Les informations doivent être conservées pendant au moins cinq ans après le départ du salarié.
Pour les salariés étrangers, le registre doit également mentionner :
- Le numéro du titre de séjour autorisant le travail.
- La copie du document autorisant l’activité professionnelle.
- La demande de vérification de l’authenticité du document de séjour le cas échéant.
Salariés détachés en France
Dans le cas de détachements temporaires en France, les déclarations de détachement des salariés détachés doivent être annexées au registre du personnel. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche dédiée.
Le registre unique du personnel permet aux autorités de vérifier la régularité des embauches et facilite les contrôles administratifs.
Il contribue également à sécuriser l’employeur en cas de contrôle.
Informer le salarié lors de son embauche
Au moment de l’embauche, l’employeur doit fournir au salarié plusieurs informations concernant sa relation de travail. Ces obligations garantissent la transparence contractuelle et la bonne compréhension des droits et obligations de chaque partie.
Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié l’un des documents suivants :
- Une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
- L’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de la déclaration.
Cette obligation est réputée satisfaite lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.
L’employeur doit communiquer au salarié plusieurs informations essentielles relatives à son emploi et à ses conditions de travail.
Informations devant être communiquées dans les 7 jours suivant l’embauche
- L’identité des parties à la relation de travail.
- Le lieu de travail et l’adresse de l’employeur.
- L’intitulé du poste, les fonctions exercées, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi.
- La date d’embauche.
- La durée du contrat lorsqu’il est à durée déterminée.
- Les éléments constitutifs de la rémunération.
- La durée du travail et ses modalités d’organisation.
- Les conditions d’accomplissement des heures supplémentaires ou complémentaires.
Informations communiquées dans le mois suivant l’embauche
- Le droit à la formation professionnelle.
- La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou son mode de calcul.
- La procédure dédiée à la rupture du contrat de travail.
- Les conventions et accords collectifs applicables.
- Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié.
- Les contrats de prévoyance.
- Le nom de l’entreprise utilisatrice pour les contrats de travail temporaire.
Des informations supplémentaires doivent être communiquées lorsque le salarié est amené à travailler à l’étranger ou dans un autre État européen.
L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention auprès de la médecine du travail dans les 3 mois suivant l’embauche. Cette visite permet de vérifier que le salarié peut exercer son activité dans de bonnes conditions de santé.
À l’issue de la visite, une attestation de suivi est remise au salarié et à l’employeur.
Une nouvelle visite est organisée dans les 5 ans suivant cette 1ère visite ou une visite de contrôle obligatoire à la suite d’un arrêt de travail de plus de 3 mois.
Recruter un salarié non ressortissant de l’UE, de l’EEE ou de la Suisse
La France permet aux entreprises de recruter des talents internationaux dans un cadre adapté. Pour travailler en France, les salariés ressortissants d’un État tiers doivent disposer d’un titre de séjour ou d’une autorisation de travail.
Statut migratoire
Selon le profil du candidat et la nature du poste :
- Certains titres de séjour permettent directement l’exercice d’une activité salariée.
- D’autres nécessitent une autorisation de travail préalable.
Pour plus d’informations sur les titres de séjour accessibles aux salariés recrutés par une entreprise française, n’hésitez pas à consulter notre section dédiée.
Vérification préalable
Avant l’embauche, l’employeur doit vérifier l’authenticité et la validité du titre autorisant le travail. Cette vérification doit être effectuée auprès de la préfecture compétente au moins deux jours ouvrables avant la date d’embauche. Ce n’est qu’ensuite que les formalités d’embauche peuvent être finalisées.
Taxe employeur
Dans certaines situations, l’employeur doit s’acquitter d’une taxe auprès de l’administration fiscale lors de l’embauche d’un salarié étranger.
Retrouvez plus d’informations sur les recrutements concernés, le montant et les différents cas de dispense sur notre page dédiée.
A retenir
Cette page explique les formalités d’embauche d’un salarié en France. Elle s'appuie sur des sources institutionnelles telles que le Ministère du travail, l’URSSAF, Service-public.fr et l’Agirc-Arrco. Elle présente des informations qui relèvent des obligations déclaratives, des démarches administratives et des formalités liées à l’embauche. Elle prend comme exemple le cas d’un employeur réalisant les démarches nécessaires pour recruter un salarié en conformité avec la réglementation française.